Word Merge blog gives message like: Creating document or attachment failed.Entity: OpportunityID:Mandatory: Opportunity

When merging the message "couldn't create letter" will force you to check the Word Merge Log [Documents / Reports / Word Merge / Log]. If the message is like "Creating document or attachment failed.Entity: OpportunityID:Mandatory: Opportunity" one should realize that the Word Merge Template is linked to a document type. And a document type has links, so in this example the link to the Opportunity had been set to Mandatory, but the Opportunity field didn't even appear or has been filled in the request from which you're merging. Then you'll get this message, so check the document type. 

Keywords

 "Creating document or attachment failed. Entity: Opportunity ID: Mandatory: Opportunity" 

New Word Merge (as from PU250) sending e-mail keeps on giving message "Mandatory: Sender"

Allthough the e-mail adress has been filled correctly on the actors HRM card, still this message appears.

Solution: check the division [HRM / Setup / Divisions] and see Adress section. Did you link the division to an account (most likely an account representing this division) and has an e-mail adress been filled on that accountcard. It should be visible here.

How to implement eye-catching bars in an Exact Synergy Enterprise request

In an ESE request there's tabs and sections to cluster related fields. For each new section one could use a bar with a title.
I'm not a HTML king but this is a target I used to create eye catching text bars in an ESE request. Add a section and past this code into the 'Note' field:

<div style="background-color: #0099CC; padding: 5px; font-weight: bold">Title</div>

Don't forget to set columns on 2 if you want.

But.. this is a fixed colour, independent from the style the end-user(s) prefers to use. Could be ugly. So therefore here's a HTML code to create a bar which adapts the style colours:

<TABLE class=ListView><TR class="header"><TD><b>OPPORTUNITY DETAILS</b></TD></TR></TABLE>
<div style="background-color: #fefbdd; border: 1px solid #fef686; margin: 5px 5px; padding: 5px 5px;">Text</div>

Then, you don't want the text section to be shown in the request, therefore in the section put this code into the text field: &nbsp -basicly it's an empty character in HTML.

Exact Synergy Enterprise, bij delegatie foutmelding: U heeft onvoldoende rechten om deze actie uit te voeren.

Exact Synergy Enterprise, delegate gives error message like: unsufficient rights to perform this action

- Person should have functional rights in Exact Synergy Enterprise (should have a licence role)
- Check if the person has not been blocked, which it is by default after conversion

Showing the preview purchase invoice in ESE for IIR user takes too long

Keywords: Exact Globe Synergy Enterprise IIR IFR Incoming Invoice Register Inkomend Factuurregister Factuur register

Case:
Showing the preview purchase invoice in ESE for IIR user takes too long
Tonen preview inkoopfactuur in ESE voor IIR user duurt heel erg lang

Check the backoffice connection. It might not be completed, or contains (partly) wrong data.
The information needed from Globe cannot be reached, a time out error will occur.
So check System/Set up/Backoffice connection and check the Division. Is the application-server filled in correctly? Did you fill the IP adress from the SQL server including the instance (as: IP adress\Instance)?

Procedure(s) creditfacturen Inkomend Factuur Register

Trefwoorden: EGN ESE Exact Globe Next+Exact Synergy Enterprise IFR IIR Incoming Invoice Inkomend Factuur Register @MarkHarmsma @gcsexact

Add: would it be of any help to translate this to English, please let me know

Case: Het inkomend factuurregister (IFR) geldt als 'voorportaal' van het inkoopboek. De IFR oplossing van Exact Software maakt het mogelijk om facturen in Exact Globe Next vast te leggen in dit voorportaal, en ter fiat aan te bieden aan fiatteurs op locatie. Via Exact Synergy Enterprise wordt ingelogd, waar de fiatteurs de facturen ter fiat krijgen aangeboden in de werkstroom.

Op de Exact Portal (www.exact.nl) is geen procedure te vinden hoe creditnota's in deze IFR oplossing worden verwerkt. Hieronder 2 mogelijkheden.

De eerste is zoals Exact het bedoeld heeft, de tweede is uitgewerkt voor gebruikers die creditfacturen ook via het inkomend factuurregister  willen laten lopen.  

De “Exact-procedure” voor creditfacturen gaat ervan uit dat als een factuur wordt afgekeurd, hetzelfde Exact Synergy verzoek voor fiat later wordt “hergebruikt” om de gecorrigeerde factuur ter fiat aan te bieden.
Iedere wijziging aan de factuur in Exact Globe, zorgt voor een update van het fiatteringsverzoek in Exact Synergy. De Exact-procedure gaat ervan uit dat de administratie zelf zorgdraagt voor een creditfactuur. Ook zou je kunnen zeggen dat er in de Exact-procedure veel verantwoordelijkheid ligt bij de centrale persoon. De Exact-procedure (met voorbeeldgegevens):

Ø  Factuur 20130001 wordt ter fiat aangeboden, deze wordt afgekeurd door fiatteur 2 via Exact Synergy. De fiatteur moet een reden opgeven bij afkeuren (*1).

Ø  Voor factuur 20130001 wordt bij de leverancier een creditfactuur aangevraagd.

Ø  De creditfactuur betreffende 20130001 wordt ontvangen, dit wordt bijvoorbeeld 20130008.

Ø  Debet en creditfactuur worden direct in het inkoopboek geboekt, dus niet in het ‘voorportaal’ Inkomend Factuurregister.

Ø  De correcte factuur 20130015 wordt ontvangen.

Ø  De boeking in het inkomend factuurregister (oorspronkelijk voor de debet 20130001) wordt gecorrigeerd conform correcte factuur 20130015. Door deze wijziging wordt de fiattering weer in gang gezet.

Als je alle facturen via het Inkomend Factuurregister wilt laten lopen, dus als je ook de credit ter fiat wilt aanbieden dan zou de procedure als volgt zijn (met voorbeeldgegevens). Procedure 2:

Ø  Factuur 20130001 wordt ter fiat aangeboden, deze wordt afgekeurd door fiatteur 2 via Exact Synergy. De fiatteur moet een reden opgeven bij afkeuren.

Ø  Voor factuur 20130001 wordt bij de leverancier een creditfactuur aangevraagd.

Ø  De creditfactuur betreffende 20130001 wordt ontvangen, dit wordt bijvoorbeeld 20130008. Deze credit 20130008 wordt ter fiat aangeboden aan fiatteur 2, door te boeken in het inkomend factuur register.

Ø  Tegelijkertijd wordt 20130001 ook aan fiatteur 2 aangeboden. Hiertoe moet een wijziging in de factuur worden aangebracht om de factuur opnieuw te kunnen aanbieden. Een wijziging in alleen de fiatteurs is het meest logisch (in dit voorbeeld: alleen fiatteur 2), anders kan bijvoorbeeld een tussenrekening worden geselecteerd ipv een kostenrekening.

Ø  De in 1^e instantie verkeerde factuur moet nu alsnog worden goedgekeurd door de fiatteur, om het doorzetten naar de boekhouding mogelijk te maken. Met deze factuur wordt natuurlijk tegelijk de credit ontvangen, maar dit vergt wel extra oplettendheid van ~ en uitleg aan de fiatteur(s).

Ø  Als beide facturen zijn gefiatteerd, kunnen deze vanuit het ‘voorportaal’ Inkomend Factuurregister naar de boekhouding worden doorgezet.

Ø  De uiteindelijke correcte factuur wordt via de gebruikelijke procedure ter fiat aangeboden.

(*1) Zorg ervoor dat het opmerkingen veld in het IFR verzoek verplicht gevuld wordt als het verzoek wordt afgekeurd

IIR poll function keeps on giving CreateNewRequests: Get creditor failed : Fiattering: Fout / FOUT GEVONDEN: Get resource failed : Fiattering: Fout

IIR Incoming Invoice Register Exact Globe / Exact Synergy Enterprise for approval invoices
Keywords: IIR IFR Inkomend Factuur Register @gcsexact

Error:

factuur: 20012782, Aanmaker: (username), Fiatteur: (username2)

FOUT GEVONDEN: CreateNewRequests: Get creditor failed : Fiattering: Fout

And also:

FOUT GEVONDEN: Get resource failed : Fiattering: Fout

è Ofcourse the Integrator is in good working order, creditors do excist in ESE, the IIR role has been assigned to those who are supposed to approve invoices. But be sure to check if the person who creates invoices (Professional role in ESE) has the rights on the Poll Function as well, otherwise you'll get these messages.