Procedure(s) creditfacturen Inkomend Factuur Register

Trefwoorden: EGN ESE Exact Globe Next+Exact Synergy Enterprise IFR IIR Incoming Invoice Inkomend Factuur Register @MarkHarmsma @gcsexact

Add: would it be of any help to translate this to English, please let me know

Case: Het inkomend factuurregister (IFR) geldt als 'voorportaal' van het inkoopboek. De IFR oplossing van Exact Software maakt het mogelijk om facturen in Exact Globe Next vast te leggen in dit voorportaal, en ter fiat aan te bieden aan fiatteurs op locatie. Via Exact Synergy Enterprise wordt ingelogd, waar de fiatteurs de facturen ter fiat krijgen aangeboden in de werkstroom.

Op de Exact Portal (www.exact.nl) is geen procedure te vinden hoe creditnota's in deze IFR oplossing worden verwerkt. Hieronder 2 mogelijkheden.

De eerste is zoals Exact het bedoeld heeft, de tweede is uitgewerkt voor gebruikers die creditfacturen ook via het inkomend factuurregister  willen laten lopen.  

De “Exact-procedure” voor creditfacturen gaat ervan uit dat als een factuur wordt afgekeurd, hetzelfde Exact Synergy verzoek voor fiat later wordt “hergebruikt” om de gecorrigeerde factuur ter fiat aan te bieden.
Iedere wijziging aan de factuur in Exact Globe, zorgt voor een update van het fiatteringsverzoek in Exact Synergy. De Exact-procedure gaat ervan uit dat de administratie zelf zorgdraagt voor een creditfactuur. Ook zou je kunnen zeggen dat er in de Exact-procedure veel verantwoordelijkheid ligt bij de centrale persoon. De Exact-procedure (met voorbeeldgegevens):

Ø  Factuur 20130001 wordt ter fiat aangeboden, deze wordt afgekeurd door fiatteur 2 via Exact Synergy. De fiatteur moet een reden opgeven bij afkeuren (*1).

Ø  Voor factuur 20130001 wordt bij de leverancier een creditfactuur aangevraagd.

Ø  De creditfactuur betreffende 20130001 wordt ontvangen, dit wordt bijvoorbeeld 20130008.

Ø  Debet en creditfactuur worden direct in het inkoopboek geboekt, dus niet in het ‘voorportaal’ Inkomend Factuurregister.

Ø  De correcte factuur 20130015 wordt ontvangen.

Ø  De boeking in het inkomend factuurregister (oorspronkelijk voor de debet 20130001) wordt gecorrigeerd conform correcte factuur 20130015. Door deze wijziging wordt de fiattering weer in gang gezet.

Als je alle facturen via het Inkomend Factuurregister wilt laten lopen, dus als je ook de credit ter fiat wilt aanbieden dan zou de procedure als volgt zijn (met voorbeeldgegevens). Procedure 2:

Ø  Factuur 20130001 wordt ter fiat aangeboden, deze wordt afgekeurd door fiatteur 2 via Exact Synergy. De fiatteur moet een reden opgeven bij afkeuren.

Ø  Voor factuur 20130001 wordt bij de leverancier een creditfactuur aangevraagd.

Ø  De creditfactuur betreffende 20130001 wordt ontvangen, dit wordt bijvoorbeeld 20130008. Deze credit 20130008 wordt ter fiat aangeboden aan fiatteur 2, door te boeken in het inkomend factuur register.

Ø  Tegelijkertijd wordt 20130001 ook aan fiatteur 2 aangeboden. Hiertoe moet een wijziging in de factuur worden aangebracht om de factuur opnieuw te kunnen aanbieden. Een wijziging in alleen de fiatteurs is het meest logisch (in dit voorbeeld: alleen fiatteur 2), anders kan bijvoorbeeld een tussenrekening worden geselecteerd ipv een kostenrekening.

Ø  De in 1^e instantie verkeerde factuur moet nu alsnog worden goedgekeurd door de fiatteur, om het doorzetten naar de boekhouding mogelijk te maken. Met deze factuur wordt natuurlijk tegelijk de credit ontvangen, maar dit vergt wel extra oplettendheid van ~ en uitleg aan de fiatteur(s).

Ø  Als beide facturen zijn gefiatteerd, kunnen deze vanuit het ‘voorportaal’ Inkomend Factuurregister naar de boekhouding worden doorgezet.

Ø  De uiteindelijke correcte factuur wordt via de gebruikelijke procedure ter fiat aangeboden.

(*1) Zorg ervoor dat het opmerkingen veld in het IFR verzoek verplicht gevuld wordt als het verzoek wordt afgekeurd